Privacyverklaring — KVOma Client Intake Demo

Laatst bijgewerkt: 06.05.2026

English speakers: This privacy notice is provided in Dutch as the primary language of the intended audience. An English summary is available on request via contact@kvoma.com.

1. Wie is verantwoordelijk voor deze verwerking?

Deze demo-applicatie wordt aangeboden door:
Denis Kovalenko, handelend onder de naam KVOma
KvK-nummer: 42047901
Adres: Banebergpassage 2, 6371 HW, Landgraaf, Netherlands
E-mail: contact@kvoma.com

KVOma is een eenmanszaak gespecialiseerd in workflow-automatisering en AI-integratie voor de juridische sector. KVOma is geen advocatenkantoor en biedt geen juridische dienstverlening.

In de zin van artikel 4(7) AVG ben ik verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die binnen deze demo-omgeving plaatsvindt.

2. Waarvoor is deze applicatie bedoeld?

Deze applicatie is een werkende demonstratie van een geautomatiseerd client-intake- en KYC/AML-screeningsproces voor advocatenkantoren. Het doel is uitsluitend om potentiële opdrachtgevers de werking van het systeem te laten ervaren met testgegevens.

Deze applicatie is niet bedoeld voor productiegebruik met gegevens van werkelijke cliënten of prospects. De resultaten van de risicobeoordeling zijn indicatief en vormen geen basis voor een juridische of zakelijke beslissing.

3. Welke gegevens verwerk ik?

3.1 Gegevens die u in het formulier invoert

Het formulier vraagt om:

Type cliënt en rechtsgebied
Naam, geboortedatum, nationaliteit, contactgegevens
Adresgegevens
Optioneel: bedrijfsnaam, KVK-nummer
Optioneel: omschrijving van de zaak

U wordt nadrukkelijk verzocht uitsluitend testgegevens of openbare bedrijfsgegevens in te voeren. Het invoeren van persoonsgegevens van werkelijke prospects zonder geldige rechtsgrondslag is uw verantwoordelijkheid als invoerder en valt buiten de reikwijdte van deze demo.

3.2 Technische gegevens

Het e-mailadres dat aan uw demo-uitnodigingstoken is gekoppeld (om het rapport te bezorgen)
Tijdstip van indiening
Een geanonimiseerd IP-adres (bijv. 145.97.x.x) — uitsluitend om uw consent aantoonbaar te maken in de zin van artikel 7(1) AVG
Foutmeldingen en HTTP-statuscodes van externe diensten

4. Op welke rechtsgrondslag verwerk ik deze gegevens?

De verwerking is gebaseerd op:

Artikel 6(1)(a) AVG — toestemming, voor het verwerken van uw invoergegevens en het versturen van het rapport;
Artikel 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang, voor de technische logging die nodig is om de dienst te leveren en de beveiliging te waarborgen.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door een e-mail te sturen naar contact@kvoma.com. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

5. Welke sub-verwerkers gebruik ik?

Voor de uitvoering van deze demo schakel ik de volgende externe diensten in.

Dienst	Doel	Locatie verwerking
KVK API	Ophalen openbare bedrijfsgegevens	Nederland (EU)
Dilisense	KYC/AML-databanken	EU
GreenPT	AI-risicobeoordeling	Nederland (EU)
Google (Gmail API)	Verzenden van het rapport per e-mail	EU-datacenters (US Company)
Google Docs	Opdracht opstellen (tijdelijk)	EU-datacenters (US Company)
Google Drive	Opdracht exporteren (tijdelijk)	EU-datacenters (US Company)

6. Internationale doorgifte

Het overgrote deel van de verwerking vindt plaats binnen de EU. Eén relevante uitzondering: Google LLC, de moederonderneming achter Gmail, is gevestigd in de Verenigde Staten en valt onder de Amerikaanse CLOUD Act. Hoewel de feitelijke verwerking in EU-datacenters plaatsvindt, kan dit in theoretische zin een doorgifte buiten de EER inhouden. Deze doorgifte is gebaseerd op het EU-US Data Privacy Framework (Adequacy Decision van 10 juli 2023) en aanvullende contractuele waarborgen.

Voor productiegebruik is een alternatieve EU-soevereine e-mailoplossing beschikbaar; voor de demo is voor Gmail gekozen vanwege de eenvoudige integratie.

7. Hoelang bewaar ik uw gegevens?

Categorie	Bewaartermijn
Formulierinvoer (inhoud van uw aanvraag)	Direct na succesvolle voltooiing verwijderd.
Verzonden rapport (docx)	Niet centraal bewaard; alleen aanwezig in inboxen.
Consent-logs (timestamp + e-mail)	12 maanden — accountability onder art 7(1) AVG.
Foutopsporing-logs	Maximaal 14 dagen, zonder identificeerbare invoerdata.

8. Wat doe ik niet met uw gegevens?

Geen training van AI-modellen. De ingevoerde data wordt niet gebruikt om modellen te trainen, finetunen of te verbeteren — niet door mij, niet door GreenPT.
Geen profiling of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. De risicobeoordeling is indicatief en advies. Artikel 22 AVG is niet van toepassing op deze demo.
Geen verkoop, verhuur, of uitwisseling met derden anders dan de in §5 genoemde sub-verwerkers.
Geen marketing. Uw demo-deelname leidt niet automatisch tot marketingberichten.

9. Beveiliging

Alle communicatie verloopt via HTTPS (TLS 1.2+)
De applicatie draait op een private VPS in Nederland onder mijn exclusieve beheer
API-credentials zijn versleuteld opgeslagen en niet toegankelijk vanaf het publieke internet
Uitvoeringsdata van de workflow wordt niet behouden na succesvolle oplevering van het rapport (n8n executions data save = none)

10. Uw rechten

Onder de AVG heeft u recht op: Inzage, Rectificatie, Wissing, Beperking, Bezwaar en Dataportabiliteit.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar contact@kvoma.com. Ik reageer binnen één maand.

U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt als de demo verandert. De laatste wijzigingsdatum staat bovenaan deze pagina.

12. Contact

Naam: Denis Kovalenko
E-mail: contact@kvoma.com
KvK: 42047901